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Manuale GenioFAT gestionale fatturazione GRATIS

Indice


- Introduzione
- Installazione ed avvio
- Avvertenze
- Autore
- GenioFAT
- Procedura di registrazione
- Inserimento dati azienda
- Tabella IVA
- Tabella pagamenti
- Inserimento dati clienti
- Inserimento banche
- Inserimento prodotti a magazzino
- Creazione di una fattura
- Creazione di un documento di trasporto
- Ricerca di fatture e DDT
- Modifica di una fattura
- Modifica del documento di trasporto
- Modifica dati clienti azienda
- Annotazioni DDT
- Fatturazione dei DDT creati
- Storno fatture
- Associare un logo all’azienda
- Calcolo IVA e fatturato
- Aumento costo prodotti a magazzino
- Scadenza pagamenti
- Nascondi importi prodotti in fattura
- Numero di stampe DDT e fatture
- Visualizza privacy
- Cambio della password
- Azzeramento numerazione inizio anno
- Visualizza DDT e fatture dell’anno precedente
- Attivazione della guida interna
- Ricevute bancarie (RIBA)
- Statistiche
- Consegna delle fatture
- Backup dei dati (salvaguardare i dati)



Introduzione

GENIOFAT è un programma per creare documenti di trasporto e fatture, è possibile gestire il magazzino dei prodotti, i dati anagrafici dei clienti, le scadenze dei pagamenti, le ricevute bancarie ed è possibile creare dei grafici per le statistiche sul fatturato.


Installazione ed avvio

1 – Eseguite il file SETUP.EXE.

2 – Nella finestra di installazione che appare portate a termine la procedura guidata.

3 – Nel vostro desktop apparirà l’icona che avvia il programma GENIOFAT.


Avvertenze

Christian Pavan declina ogni responsabilità sulla perdita dei dati o sul mal funzionamento del programma causati da un uso improprio dello stesso.

 

Autore

Christian Pavan


GenioFAT
Fare doppio click nell’icona del programma, dopo qualche istante apparirà la schermata principale.
Verrà segnalato da un messaggio che non esistono dati anagrafici sull’azienda fatturante ne sui clienti. Il programma funziona in tutte le sue parti.
Il programma GenioFAT deve essere attivato tramite i codici di registrazione forniti dallo sviluppatore, il programma senza codici di attivazione funziona per 30 giorni.


Procedura di registrazione
1 – Andare in alto nella barra dei menu e posizionarsi sul menu ? e poi su registrazione.

2 – Nella finestra che appare premere il tasto GENERA CODICE per visualizzare il codice personale che servirà per l’attivazione.

3 – Andare nel sito www.igratis.org ed entrare come utente registrato, inserire il codice appena generato da Geniofat gestionale fatturazione nell'area "Codice Attivazione"

4 – Riceverete i codici di attivazione via email accettando di ricevere messaggi pubblicitari spediti dallo sviluppatore.

5 – Premere il pulsante INSERISCI CODICI ed inserire i codici di attivazione nei rispettivi campi, cliccare nei pulsanti di attivazione codici ed uscire.




Inserimento dati azienda
Una volta avviato il programma per prima cosa bisogna inserire i dati della propria azienda.
Premendo il pulsante NUOVA AZIENDA apparirà la finestra da compilare.
Una volta compilato il tutto si può premere il tasto SALVA per confermare.


Tablella IVA
Premendo il tasto TABELLA IVA si può accedere alla finestra per l’aggiunta della descrizione IVA e dell’aliquota.
NOTA: La Tabella IVA deve contenere almeno una descrizione IVA per inserire un cliente.


Tabella pagamenti

Premendo il tasto PAGAMENTI si può accedere alla finestra per l’aggiunta e la creazione di nuovi pagamenti, opzioni disponibili:

TIPO RATA: Il valore della rata può essere calcolato con IVA oppure senza IVA.
TIPO PAGAMENTO: si divide in BONIFICO-RIBA-RIMESSA DIRETTA.
TIPO SCADENZA: con DATA FATTURA il giorno della scadenza corrisponderà con il numero del giorno della fattura dei mesi successivi.
Con FINE MESE il giorno della scadenza corrisponde all’ultimo giorno del mese.

MESE ESCLUSO: SECONDO-TERZO-QUARTO, esempio: se le rate sono quattro scegliendo SECONDO il pagamento sarà 30/90/120/150, scegliendo TERZO sarà 30/60/120/150 scegliendo Quarto sarà 30/60/90/150.

 GIORNI AGGIUNTIVI: i giorni aggiuntivi aumentano il numero del giorno della scadenza della loro somma ad esempio se la data fattura è 15 maggio mettendo GIORNI AGGIUNTIVI 2 la scadenza sarà 17 maggio.
DECORRENZA: scegliere la decorrenza che nella lista è espressa in giorni in base alle esigenze.
DESCRIZIONE: Inserire la descrizione che apparirà nel DDT nella Fattura e nel cliente che descrive la formula di pagamento che abbiamo creato.
NOTA: La tabella pagamenti deve contenere almeno una riga per inserire i clienti.
 




Inserimento dati clienti
Cliccando sul pulsante NUOVO CLIENTE si aprirà la finestra per l’inserimento dei dati anagrafici del cliente.
I campi contrassegnati con un asterisco rosso (*) sono obbligatori, per l’inserimento del pagamento e dell’IVA si potrà scegliere dai menù a tendina collegati alle tabelle già create.
NOTA: Prima di inserire i clienti bisogna aver creato almeno una riga nella tabella dei pagamenti e almeno una riga nella tabella dell’IVA.




Inserimento Banche

Premendo il pulsante BANCHE si accede alla finestra per l’inserimento delle banche, premendo il pulsante AGGIUNGI noteremo che dobbiamo selezionare se vogliamo inserire una banca di un cliente oppure una nostra banca.
Una volta fatta questa scelta decidiamo quale cliente o azienda deve essere associata alla banca che andremo a creare.

 A questo punto completiamo i campi di questa banca e clicchiamo sul pulsante SALVA per salvare il tutto.

L’azienda e tutti i clienti non hanno limite al numero di banche che possono essere assegnate. Premendo il pulsante RICERCA BANCA si possono eseguire delle ricerche per cliente ABI e CAB. 



 Inserimento prodotti a magazzino

Cliccando sul pulsante MAGAZZINO si accede alla finestra per la gestione del magazzino, premere il pulsante AGGIUNGI per aggiungere un prodotto.
In fattura il prezzo del prodotto viene calcolato con la formula prezzo di costo + percentuale di rincaro – percentuale di sconto, esempio: prezzo di costo 5€ rincaro 20% sconto 5% = (5:100*20) = 1 rincaro
(5:100*5)= 0,25 sconto (5+1-0,25)= 5,75 prezzo del prodotto in fattura NOTA: a questo prezzo verrà aggiunta la percentuale di IVA assegnata al cliente, se al cliente non viene assegnata l’IVA, a questo prezzo verrà aggiunta l’IVA assegnata al prodotto.
CERCA PRODOTTO: per ricercare un prodotto scegliere in che campo effettuare la ricerca DESCRIZIONE-TIPOLOGIA-MARCA, spostarsi nel campo vuoto ed immettere una parte della
descrizione del prodotto che si vuole cercare, premere il pulsante CERCA PRODOTTO, nella tabella appariranno tutti i prodotti che corrispondono alla descrizione inserita.
Per modificare un prodotto, posizionarsi con il cursore su di esso nella lista e premere MODIFICA.




STAMPA: Premendo il pulsante stampa verrà visualizzata la stampa dei prodotti selezionati nella ricerca, per visualizzare tutti i prodotti e quindi il capitale a magazzino tenere il campo di ricerca
vuoto premere CERCA PRODOTTO e poi STAMPA.


Creazione di una fattura

Dalla finestra principale spostiamo l’attenzione nel riquadro nuova fattura, in questo riquadro dobbiamo selezionare nella prima box il nome della nostra azienda, fatto ciò la seconda box si attiverà permettendo di scegliere tra i vari clienti precedentemente inseriti.
Una volta scelto il cliente, in base al pagamento, sarà richiesto di selezionare una banca con il seguente criterio:
Rimessa diretta e Bonifico bancario viene richiesta la banca dell’azienda fatturante.
Ricevuta bancaria viene richiesta la banca del cliente.
Sulla terza box si presenteranno le banche dell’azienda o del cliente permettendoci di sceglierne una.
Dopo aver scelto la banca, troviamo 4 checkbox non spuntati:
NOTA DI ACCREDITO: se questo checkbox viene spuntato invece di creare una fattura creeremo una nota di accredito.
VISUALIZZA IBAN-ABI/CAB-BIC: i checkbox spuntati saranno visualizzati in fattura, se non vogliamo visualizzare nessuno di questi 3 dati non spuntiamo niente.
A questo punto il pulsante DESCRIZIONI si attiva dandoci la possibilità di entrare nella finestra per l’inserimento delle righe di fattura.
Se abbiamo spuntato NOTA DI ACCREDITO la finestra che apparirà, sarà quella qui a destra dove può essere inserita una descrizione ed un importo nel quale poi verrà aggiunta l’IVA in base all’IVA inserita nel cliente.




Se non abbiamo spuntato NOTA DI ACCREDITO la finestra che apparirà, sarà quella qui a destra dove possiamo cominciare ad inserire i nostri prodotti in fattura.
Prima di cominciare a inserire le righe possiamo scegliere di ricercare i prodotti per fornitore spuntando USA FORNITORE, la box fornitori si attiverà permettendoci di scegliere un fornitore, con
questa opzione i prodotti che verranno visualizzati saranno solo quelli del fornitore scelto, se non spuntiamo USA FORNITORE avremo a disposizione tutti i prodotti.
Premiamo il pulsante NUOVA RIGA per accedere al box dei prodotti, se abbiamo bisogno per esempio di un Presa premiamo il tasto P e la lista si posizionerà nei prodotti che cominciano per P.
Selezioniamo il prodotto desiderato nel box ed inseriamo la quantità desiderata, il programma ci propone il prezzo e lo sconto inserito nel magazzino, se lo desideriamo comunque possiamo
modificarli al momento solo per questa riga utilizzando le box PREZZO e SCONTO.
Premiamo il tasto SALVA RIGA per memorizzarla e ora siamo pronti per l’inserimento di una nuova riga.
Una volta inserito tutte le righe di prodotti è possibile inserire una descrizione in fattura ed un importo aggiuntivo all’imponibile al quale verrà aggiunta l’IVA inserita per questo cliente.
Il pulsante magazzino ci da accesso diretto alla finestra del magazzino in caso di bisogno.
NOTA: Se al cliente non viene associata nessuna IVA i prodotti prenderanno l’IVA inserita nella tabella prodotti e l’importo aggiuntivo sarà esente IVA.
Premiamo il tasto esci per visualizzare memorizzare e stampare la fattura creata.
Dalla finestra principale cliccando due volte nella riga della fattura possiamo modificare le righe, se invece la selezioniamo e premiamo il pulsante stampa fattura nel riquadro CERCA FATTURA riapparirà la stampa della fattura.
NOTA: Se non sono inserite righe la fattura non viene creata.






Creazione di un documento di trasporto

Dalla finestra principale spostiamo l’attenzione nel riquadro NUOVO DDT, in questo riquadro dobbiamo selezionare sulla prima box il nome della nostra azienda, fatto ciò la seconda box si attiverà permettendo di scegliere tra i vari clienti precedentemente inseriti.
A questo punto si attiva il pulsante DESCRIZIONI che ci permette di entrare nella finestra per l’inserimento dei dati e delle righe del DDT.
Scegliamo in questa finestra la data di trasporto per attivare il resto dei campi per l’inserimento dei dati.
Se la destinazione della merce è diversa dall’indirizzo del cliente, possiamo spuntare il checkbox DESTINAZIONE SE DIVERSA DAL DESTINATARIO e compilare i campi aggiuntivi INDIRIZZO-PAESE-CAP-PROVINCIA, altrimenti lasciamo non spuntato e l’indirizzo sarà quello del cliente.
A questo punto premendo il tasto GENERA NUMERO DDT passiamo al secondo riquadro di questa finestra per l’inserimento delle righe nel DDT.
Come per la fattura possiamo visualizzare i prodotti per fornitore con il checkbox USA FORNITORE (vedi pag.8).
Scegliamo il prodotto che ci interessa e la quantità, come prima riga dobbiamo sempre inserire un collo con il pulsante NUOVO COLLO, tutti i prodotti inseriti dopo di questo faranno parte di un collo fino all’inserimento di un nuovo collo sempre con il pulsante NUOVO COLLO, premere il pulsante SALVA RIGA per memorizzare il prodotto.
Il pulsante MAGAZZINO ci permette di accedere alla finestra del magazzino se necessario.
Premere il pulsante esci per memorizzare visualizzare e stampare il DDT.

NOTA: Se non sono inserite righe il DDT non viene creato.




Ricerca di fatture e DDT


Dalla finestra principale spostiamo l’attenzione sui riquadri centrali CERCA FATTURE e CERCA DDT che funzionano quasi allo stesso modo.
Nella figura in alto sono visualizzate in tabella tutte le fatture create, mentre nella figura in basso sono visualizzati tutti i DDT creati.
Nella prima figura noteremo 5 fatture con descrizioni di diverso colore che spieghiamo di seguito:

NERO: Fattura creata
ROSSO: Nota di accredito creata
BLU: Fattura o nota di accredito già consegnate al cliente



 

Nella seconda figura noteremo 3 DDT con descrizione di diverso colore che spieghiamo di seguito:

NERO: DDT creato
ROSSO: DDT creato il mese precedente
BLU: DDT già fatturato




Nelle due figure per distinguere se in tabella sono visualizzati i DDT o le fatture possiamo fare riferimento alla scritta in alto a sinistra della tabella FATTURE e DDT.
CERCA FATTURE: possono essere visualizzate le fatture in tabella nei seguenti modi : CONSEGNATE-se spuntato vengono visualizzate le fatture consegnate, se non spuntato le fatture consegnate non sono visualizzate. NON CONSEGNATE-se spuntato vengono visualizzate le fatture non consegnate, se non
spuntato le fatture non consegnate non vengono visualizzate.
NOTE ACCREDITO se spuntato le note di accredito vengono visualizzate, se non spuntato le note di accredito non vengono visualizzate.


 Fatturazione dei DDT creati   

Per fatturare i DDT creati dobbiamo dalla finestra principale premere il pulsante FATTURA DDT che si trova sulla parte destra della finestra. Scegliere nel box CLIENTE, il cliente di cui dobbiamo creare la fattura, una volta scelto il cliente sulla tabella in alto appariranno tutti i DDT non ancora fatturati di quel cliente. 

Scegliere uno per volta i DDT da fatturare selezionandoli nella tabella in alto e poi premere il tasto AGGIUNGI DDT, il DDT verrà inserito sulla tabella in basso LISTA DDT DA FATTURARE. Una volta deciso i DDT da portare in fattura possiamo scegliere se visualizzare nella fattura i dati della banca e quindi scegliere una banca. Con il tasto CREA FATTURA abbiamo completato l’operazione, sulla tabella FATTURE della finestra principale possiamo visualizzare oppure anche aggiungere delle voci sulla fattura.

 

Storno fatture 

Dalla finestra principale premiamo il pulsante STORNO FATTURE, apparirà la finestra che visualizza tramite una tabella in alto sulla figura qui a destra, le fatture disponibili. Abbiamo la possibilità di cercare una fattura per anno e numero, una volta trovata la fattura, la selezioniamo e premiamo il pulsante STORNA FATTURE, verrà mantenuto il numero fattura l’anno e la data. Le fatture stornate possono essere ricreate selezionandole sulla tabella FATTURE DA RIGENERARE e premendo il pulsante RIGENERA FATTURA. La procedura da qui è uguale alla creazione della fattura, vedi CREAZIONE DI UNA FATTURA pag. 7. 

CLIENTE-se spuntato attiva il box che propone tutti i clienti inseriti, permette di visualizzare solo le fatture di un cliente. 

DATA FATTURA-se spuntato attiva il box che permette di inserire una data, verranno visualizzate solo le fatture con la data scelta. 

ANNO-questo campo indica l’anno delle fatture che sono visualizzate in tabella, questo campo può essere modificato per visualizzare per esempio le fatture dell’anno precedente. 

Premere il pulsante TABELLA FATTURE per aggiornare la tabella dopo la scelta delle opzioni di visualizzazione. 

CERCA DDT: possono essere visualizzati i DDT in tabella nei seguenti modi: FATTURATI - se spuntato i DDT già fatturati vengono visualizzati, se non spuntato i DDT già fatturati non vengono visualizzati. NON FATTURATI - se spuntato i DDT non fatturati vengono visualizzati, se non spuntato i DDT non fatturati non vengono visualizzati.SCADUTI - se spuntato i DDT del mese precedente vengono visualizzati, se non spuntato i DDT del mese precedente non vengono visualizzati. 

CLIENTE-DATA-ANNO funzionano come per la ricerca fatture. Premere il pulsante TABELLA DDT per aggiornare la tabella dopo la scelta delle opzioni di visualizzazione. 

Per alternare la visualizzazione delle fatture e dei DDT premere i tasti TABELLA DDT – TABELLA FATTURE. 

 



Modifica di una fattura   

Le fatture che non sono state consegnate, non in blu, possono essere modificate facendo doppio click sul numero della fattura che ci interessa sulla tabella, apparirà la finestra per la modifica.

 

Modifica del documento di trasporto  

I DDT che non sono ancora stati fatturati, non in blu, possono essere modificati facendo doppio click sul numero del DDT che ci interessa sulla tabella, apparirà la finestra per la modifica. 

Sulla finestra per la modifica spostiamo l’attenzione sulla destra verso il centro, dove troviamo due pulsanti che possono essere premuti alternativamente MODIFICA DDT – MODIFICA RIGHE, rispettivamente per modificare i campi del DDT oppure le righe del DDT.


 

 Modifica dati cliente - azienda  

Per modificare i dati dei clienti spostiamo l’attenzione sulla parte in alto a destra della finestra principale sul pulsante MODIFICA CLIENTE che attiva il box dove è possibile scegliere il cliente. 

Per modificare i dati dell’azienda dobbiamo disattivare l’azienda attuale con il pulsante DISATTIVA AZIENDA e con il pulsante NUOVA AZIENDA dobbiamo reinserire i dati. 

Per eliminare un cliente basterà premere il pulsante DISATTIVA CLIENTE e sceglierlo nel box che si attiva.

 
 
 Annotazioni DDT  

Sempre sulla parte destra della finestra principale spostiamo l’attenzione sul pulsante ANNOTAZIONI DDT, con questo pulsante apriremo la finestra, dove è possibile inserire delle annotazioni e delle condizioni di vendita che verranno stampate sul documento di trasporto.


 Associare un logo all’azienda  

Per associare un logo alla nostra azienda dalla finestra principale dobbiamo premere il pulsante LOGHI, apparirà una finestra come quella visualizzata qui a destra. Selezionare nel box il nome dell’azienda e premere il pulsante ASSOCIA LOGO, si aprirà la finestra di ricerca di un file immagine. Selezionato il file immagine apparirà in anteprima e a questo punto possiamo variare la lunghezza del logo con la barra DIMENSIONE LOGO dopo aver tolto lo spunto BLOCCA LOGO. Trovata la dimensione ottimale per il logo lo blocchiamo con lo spunto su BLOCCA LOGO ed usciamo. Se dalla finestra principale spuntiamo USA LOGO, l’immagine scelta apparirà nelle fatture e nei DDT. 

 


 

 

Calcolo IVA e fatturato  

Dal menu principale premiamo il pulsante CALCOLO IVA, apparirà la finestra visualizzata qui a destra. Per prima cosa decidiamo quale periodo ci interessa calcolare, le possibilità che abbiamo sono: MENSILE-TRIMESTRALE-DA DATA A DATA. Scegliamo l’anno da analizzare e spuntiamo su una modalità di calcolo, la box rispettiva si attiverà in modo da farci scegliere il periodo. Una volta scelto il periodo premiamo il pulsante CALCOLA per avere il TOTALE FATTURATO e il TOTALE IVA del periodo scelto. 


 


 

Aumento costo prodotti a magazzino 

Abbiamo la possibilità di variare i prezzi di costo dei nostri prodotti a magazzino utilizzando una percentuale. 

Dalla finestra principale premere il pulsante MAGAZZINO, apparirà la finestra del magazzino nella quale dobbiamo premere il pulsante AUMENTO MATERIALE. Apparirà la finestra raffigurata qui a destra, in questa finestra possiamo scegliere quale materiale deve essere variato nel suo costo: 

TUTTO- scegliendo quest'opzione tutto il materiale a magazzino subirà le modifiche sotto spiegate. 

FORNITORE – scegliendo quest'opzione si attiva la box sulla quale possiamo scegliere il fornitore, tutto il materiale in carico da quel fornitore subirà le modifiche sotto spiegate. 

MARCA- scegliendo quest'opzione si attiva la box sulla quale possiamo scegliere la marca, tutto il materiale con questa marca subirà le modifiche sotto spiegate.

Una volta scelto il materiale da aumentare o diminuire di costo prossimo inserire la percentuale sul campo % AUMENTO COSTO MATERIALE.   

ESEMPIO:

AUMENTO 30 

DIMINUZIONE –30 

Basterà inserire un valore negativo per avere una diminuzione al posto di un aumento. Possiamo scegliere tra AUMENTO COSTO MATERIALE che aumenterà il prezzo del costo materiale della percentuale emessa, AUMENTA % RINCARO MATERIALE che aumenterà il numero di % di rincaro e il PREZZO al cliente finale, oppure entrambi. Premere il pulsante CALCOLA AUMENTO per effettuare le modifiche al costo del materiale scelto.


 

 

Scadenze pagamenti  

 

Dalla finestra principale premere il pulsante SCADENZE PAGAMENTI, apparirà una finestra come quella illustrata qui a destra. La tabella visualizza tutti i pagamenti che sono stati effettuati e non effettuati come spiegato di seguito. Numero e anno fattura, data fattura, importo delle rate, data della prima rata, rata pagata oppure ‘NO’ se non pagata ‘SI’ se pagata, data della seconda rata ecc. I record segnalati in rosso indicano che su questa riga c’è una rata scaduta non ancora pagata. Per confermare i pagamenti delle rate dobbiamo premere il pulsante CONFERMA PAGAMENTI che farà apparire una finestra sulla quale è possibile spuntare le rate già pagate visibile qui a destra. Con il pulsante VISUALIZZA CLIENTE apparirà una finestra che indica a che cliente appartiene questa riga di pagamento. Con il pulsante VISUALIZZA PAGAMENTO apparirà una finestra che indica la modalità di pagamento di questa riga di pagamento. Anche per i pagamenti possiamo fare delle esclusioni, spuntando il checkbox VISUALIZZA PER ANNO, saranno visualizzati solo i pagamenti per l’anno inserito sul campo apposito. Spuntando il checkbox VISUALIZZA SOLO SCADUTI, i pagamenti non ancora scaduti non saranno visualizzati sulla tabella. 

 



 


 

Nascondi importi dei prodotti in fattura  

Per non visualizzare gli importi dei prodotti in fattura dobbiamo dalla finestra principale spuntare il checkbox NASCONDI IMPORTI.

 

Numero di stampe DDT e fatture  

Possiamo impostare un numero di stampe per le fatture e i DDT dalla finestra principale scegliendo il numero nei box STAMPE DDT – STAMPE FATT.
 

 Visualizza privacy  

Per visualizzare in fattura una nota sulla privacy spuntare nella finestra principale il checkbox VISUAL. PRIVACY, se non viene spuntato in fattura la nota non viene stampata.

 

Cambio della password  

La password attualmente impostata è la seguente:

 

12345 

Per la modifica di questa password dalla finestra principale spostiamo l’attenzione sulla barra dei menù posizionata in alto. Premiamo con il mouse sul menù FILE e di seguito sul menù CAMBIA PASSWORD. Con questa operazione apriremo una finestra come quella visualizzata qui a destra. Per modificare la password inseriamo nel primo campo la vecchia password (12345) e nel secondo e terzo campo inseriamo la nuova password. 

NOTA:le password possono essere solo numeriche.


 


 

Azzeramento numerazioni inizio anno  

Per effettuare l’azzeramento delle numerazioni dei DDT e delle fatture dalla finestra principale apriamo il menù FILE e di seguito il menu AZZERAMENTO NUMERAZIONI. Apparirà una finestra che richiede l’anno nuovo, dopo aver inserito l’anno sull’apposito campo premere il tasto RESET. Dopo avere risposto alla conferma viene chiesta la password. A questo punto le fatture e i DDT dell’anno precedente vengono nascosti e le numerazioni ricominciano da 1. 


 


 

Visualizzazione fatture e DDT dell’anno precedente  

Dalla finestra principale spostiamo l’attenzione sulle ricerche DDT e fatture, qui noteremo un campo che indica l’anno attuale, immettere l’anno che interessa visualizzare e premere i pulsanti TABELLA FATTURA per visualizzare le fatture o TABELLA DDT per visualizzare i DDT.


 

 Attivazione della guida interna  

Per attivare la guida interna del software dobbiamo dalla finestra principale spostarci sul menù FILE e di seguito sul menù ATTIVA GUIDA, premendo su di esso si attiva o si disattiva la guida. Se la guida è attiva spostandoci sui vari componenti del software riceveremo una breve descrizione della funzione del componente.

 

Ricevute bancarie (RIBA)  

Per visualizzare la finestra dei RIBA dalla finestra principale ci spostiamo sul menù GESTIONE in alto e di seguito sul menù RICEVUTE BANCARIE. Apparirà una finestra con due tabelle, la tabella in alto visualizzerà le righe delle ricevute bancarie da stampare, la finestra in basso visualizzerà le righe delle ricevute bancarie che decideremo di non stampare subito ma di mantenerle in memoria. Scegliere una data nel primo box in alto, questa data deciderà fino a quale giorno vogliamo visualizzare i RIBA. 

ESEMPIO: se vogliamo visualizzare tutti i RIBA fino al 10 febbraio 2006 imposteremo questa data sulla box. A questo punto nel box sotto selezioniamo la nostra azienda e premiamo il pulsante VISUALIZZA RIGHE. Ora abbiamo la lista delle righe del RIBA e possiamo decidere se escluderne qualcuna, cliccandoci sopra sulla tabella in alto e premendo il pulsante ESCLUDI RIGA. La riga in questione sarà spostata sulla tabella sotto, per reinserire la riga sulla tabella sopra selezionarla sulla tabella sotto e premere il pulsante INCLUDI RIGA ESCLUSA. Quando abbiamo sistemato tutte le righe che desideriamo stampare dovremo decidere se creare uno STAMPATO oppure se creare un FILE RIBA spuntando sull’apposita box CREA. Premiamo il pulsante CREA STAMPATO O FILE e in base alla scelta fatta apparirà a video lo stampato oppure il percorso dove è stato creato il file (C:\Fatture\Riba). Una volta creato il file o la stampa dobbiamo confermare con il pulsante CONFERMA. Dopo aver premuto il tasto CONFERMA le righe stampate non appariranno più sulla tabella in alto, mentre appariranno al prossimo accesso le righe precedentemente escluse sulla tabella sotto. Premendo il pulsante GIA’ STAMPATI O CREATI, si possono visualizzare le righe già stampate e confermate. E’ possibile selezionandole una alla volta e premendo il pulsante RIPRISTINA COME NON STAMPATA contrassegnarle come non stampate di conseguenza verranno di nuovo visualizzate nella tabella delle righe RIBA. 



 

Statistiche  

Dalla finestra principale ci spostiamo in alto sul menù GESTIONE e di seguito sul menù STATISTICHE, apparirà una finestra come quella raffigurata qui a destra. Possiamo creare un grafico per CLIENTE oppure per TUTTO, se scegliamo CLIENTE si attiverà la box per la scelta del cliente. Inseriamo l’anno che ci interessa e premiamo il pulsante VISUALIZZA GRAFICO, apparirà il grafico del fatturato in verde e dell’IVA in rosso con i valori dei totali raffigurati in basso sulla figura qui a destra. IMPOSTA STAMPANTE: opzioni di stampa e scelta della stampante. STAMPA: per stampare il grafico su carta. 

 



 Consegna delle fatture  

Dopo aver stampato e consegnato al cliente la fattura possiamo contrassegnarla come già consegnata per evitare che venga modificata accidentalmente. Dalla finestra principale ci spostiamo sul menù GESTIONE e di seguito sul menù CONSEGNA FATTURE. Apparirà una finestra come quella raffigurata qui a destra, la tabella in alto indica le fatture da consegnare mentre la tabella in basso indica le fatture già consegnate. 

Cliccando con il mouse sulla tabella superiore si attiva il pulsante CONTRASSEGNA COME FATTURA CONSEGNATA, cliccando con il mouse sulla tabella inferiore si attiva il pulsante CONTRASSEGNA COME FATTURA NON CONSEGNATA. Scegliamo sulle tabelle le fatture una alla volta che vogliamo siano consegnate o non consegnate e premendo i rispettivi pulsanti noteremo lo spostamento sulle tabelle. 

Quando usciremo da questa finestra le fatture contrassegnate come CONSEGNATE non potranno più essere modificate e saranno visualizzate in BLU. 


 

Backup dei dati (salvaguardare i dati)  

Dalla finestra principale ci spostiamo in alto sul menù DATABASE e di seguito su BACKUP DATABASE, si aprirà una finestra come quella rappresentata qui a destra. 

La finestra è divisa in 3 parti: 

ESPORTAZIONE TABELLE: si può decidere di effettuare il backup solo delle fatture e dei DDT, oppure se effettuare il backup di tutte le tabelle PRODOTTI,CLIENTI,DDT,FATTURE, ecc. Una volta scelta l’opzione bisogna premere il pulsante ESPORTA. che farà aprire una finestra che chiede dove creare la cartella di backup (si consiglia di lasciare su C:\Fatture\Backup come di default).

RIPRISTINO TABELLE: anche qui decidiamo se effettuare il ripristino di tutto oppure solo dei DDT e Fatture scegliendo sulla box la data del ripristino, una volta scelta la data si aprirà una finestra per la scelta dell’ora, scegliamo l’ora e premiamo il pulsante OK. A questo punto premiamo il pulsante RIPRISTINA e il software verrà ripristinato alla data e ora stabiliti.



 

CANCELLAZIONE FATTURE E DDT: per utilizzare questa funzione deve essere effettuato un backup nella giornata attuale. 

ATTENZIONE: questa operazione cancella tutti i DDT e tutte le FATTURE di qualsiasi anno. 

E consigliabile usare quest'opzione solo dopo alcuni anni di lavoro con questo software e solo se si riscontrano dei rallentamenti per la troppa quantità di dati inserita. 

ATTENZIONE: si consiglia di effettuare una copia delle cartelle create di backup su un computer diverso o su un supporto CD per preservare i dati.

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